公共外语教研部办公室设有主任一人，教学秘书一人，科研秘书一人。办公室集合了公共外语教研部行政管理、对外交流等管理职能，并积极参与公共外语教研部各项规章制度的制定和实施，在公共外语教研部运转过程中起到承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽作用。  

    办公室在部主任、副主任的领导下开展各项管理工作。主要包括向部门领导传送学校和有关部门的各类文件、函件及通知等。受领导委托起草各类计划、报告、总结、制度及通知等。负责本部门的周工作安排、会议记录、档案资料室建设与管理工作。

    协助主任开展教育教学研究和科研工作，包括申报、管理、鉴定验收工作。负责部门财务和办公设备及用品的管理。

    协调处理本单位突发事件，负责防火、防盗、卫生督检工作。对本部门的水、暖、电、网络、房屋、办公设施等出现的问题及时联系维护。负责本部门网站的管理，包括内容更新、信息发布等。

    办公室工作基于教学基础上主要为服务和联络沟通，公共外语教研部教学对象为全校学生，为学生、教师、领导服务为办公室主要工作，联系沟通全校各院部和校部机关各部门，为教学工作顺利开展做好保障工作。